Jeremi AI

Twój Asystent grantowy

Regulacje dotyczące faktur elektronicznych

Data publikacji: 25.03.2025

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy dokument określa zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej przez intui, z siedzibą w Gdańsku, ul. Szczepana Pileckiego 8/2, wpisaną do CEIDG, NIP: 5881874120, REGON: 220395488, adres e-mail: kontakt@jeremi.ai (dalej: „Usługodawca”) w ramach świadczenia usług Asystenta Wypełniania Wniosków Grantowych.
  2. Faktury elektroniczne wystawiane są zgodnie z przepisami:
    • Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. X z późn. zm.)
    • Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej faktur lub faktur korygujących wystawionych w innej formie niż elektroniczna (Dz.U. 2021 poz. 1979)
    • Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. X z późn. zm.)
    • Ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. X z późn. zm.)

2. Definicje

  1. Faktura elektroniczna (e-faktura) – faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.
  2. Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z usług świadczonych przez Usługodawcę.
  3. Konto – zbiór zasobów i uprawnień w ramach serwisu dostępnych dla Użytkownika po zalogowaniu.

3. Akceptacja stosowania faktur elektronicznych

  1. Użytkownik akceptuje stosowanie faktur elektronicznych poprzez:
    • zaznaczenie odpowiedniej opcji podczas procesu rejestracji lub w panelu konta użytkownika, lub
    • złożenie oświadczenia o akceptacji faktur elektronicznych drogą elektroniczną poprzez kliknięcie w link aktywacyjny przesłany na adres e-mail Użytkownika.
  2. Akceptacja stosowania faktur elektronicznych jest dobrowolna, ale niezbędna do otrzymywania faktur w formie elektronicznej.
  3. Użytkownik może w każdym czasie wycofać akceptację na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Wycofanie akceptacji następuje poprzez złożenie oświadczenia za pośrednictwem formularza dostępnego w panelu konta użytkownika lub poprzez przesłanie oświadczenia na adres e-mail Usługodawcy.
  4. Wycofanie akceptacji na otrzymywanie faktur elektronicznych skutkuje tym, że kolejne faktury będą wystawiane w formie papierowej i przesyłane pocztą tradycyjną na adres korespondencyjny Użytkownika, począwszy od następnego dnia po dniu, w którym Usługodawca otrzymał oświadczenie o wycofaniu akceptacji.

4. Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych

  1. Po dokonaniu przez Użytkownika płatności za usługi świadczone przez Usługodawcę, faktura elektroniczna zostanie wystawiona i udostępniona Użytkownikowi w terminie wynikającym z przepisów prawa podatkowego.
  2. Faktury elektroniczne są udostępniane Użytkownikowi w następujący sposób:
    • poprzez ich udostępnienie w panelu konta użytkownika w sekcji „Faktury” (dostępne po zalogowaniu), oraz
    • poprzez przesłanie na adres e-mail Użytkownika podany podczas rejestracji lub w ustawieniach konta.
  3. Faktury elektroniczne są wystawiane w formacie PDF i opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.
  4. Za datę otrzymania faktury elektronicznej przez Użytkownika uznaje się dzień udostępnienia faktury w panelu konta użytkownika.
  5. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieotrzymanie faktury elektronicznej przez Użytkownika, jeżeli jest to spowodowane:
    • podaniem przez Użytkownika nieprawidłowego adresu e-mail,
    • ustawieniami skrzynki pocztowej Użytkownika, które mogą powodować blokowanie wiadomości e-mail od Usługodawcy,
    • innymi problemami technicznymi niezależnymi od Usługodawcy.
  6. Nieotrzymanie faktury elektronicznej nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty należności wynikającej z zawartej umowy.

5. Korekty faktur elektronicznych

  1. Faktury korygujące do faktur wystawionych w formie elektronicznej będą również wystawiane w formie elektronicznej.
  2. Faktury korygujące są udostępniane Użytkownikowi w taki sam sposób jak faktury pierwotne, zgodnie z zasadami określonymi w punkcie 4.
  3. W przypadku gdy wystawienie faktury korygującej jest wynikiem uzgodnienia między Usługodawcą a Użytkownikiem, warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania jest uzyskanie przez Usługodawcę potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez Użytkownika.
  4. Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej może nastąpić poprzez:
    • potwierdzenie odbioru faktury korygującej w panelu konta użytkownika,
    • przesłanie potwierdzenia na adres e-mail Usługodawcy,
    • inne formy dokumentujące uzgodnienie między Usługodawcą a Użytkownikiem.

6. Przechowywanie faktur elektronicznych

  1. Usługodawca przechowuje faktury elektroniczne w sposób zapewniający:
    • autentyczność pochodzenia faktur,
    • integralność ich treści,
    • czytelność faktur,
    • łatwy dostęp do faktur.
  2. Faktury elektroniczne będą przechowywane przez Usługodawcę przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (obecnie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
  3. Użytkownik ma możliwość pobrania i przechowywania faktur elektronicznych we własnym zakresie. Zaleca się, aby Użytkownik przechowywał faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich integralność i autentyczność przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.
  4. Usługodawca zapewnia Użytkownikowi dostęp do wystawionych faktur elektronicznych w panelu konta użytkownika przez cały okres trwania umowy oraz przez 12 miesięcy po jej zakończeniu.

7. Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur elektronicznych

  1. Użytkownik jest zobowiązany do aktualizacji adresu e-mail, na który mają być przesyłane faktury elektroniczne.
  2. Zmiana adresu e-mail może zostać dokonana przez Użytkownika samodzielnie w panelu konta użytkownika lub poprzez przesłanie informacji o zmianie adresu e-mail na adres e-mail Usługodawcy.
  3. W przypadku braku powiadomienia Usługodawcy o zmianie adresu e-mail, faktury elektroniczne będą uznawane za skutecznie doręczone na dotychczasowy adres e-mail.

8. Faktury elektroniczne w formacie ustrukturyzowanym (KSeF)

  1. Usługodawca informuje, że zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, od 01.02.2026 faktury będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jako faktury ustrukturyzowane.
  2. Faktury ustrukturyzowane będą dostępne dla Użytkownika:
    • w systemie KSeF po zalogowaniu się do tego systemu,
    • w panelu konta użytkownika,
    • poprzez przesłanie na adres e-mail Użytkownika wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.
  3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostarczenie faktury ustrukturyzowanej z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w szczególności z powodu awarii systemu KSeF.
  4. Szczegółowe informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz sposobu dostępu do tego systemu są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

9. Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszych regulacji. O wszelkich zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji w serwisie oraz, w przypadku zarejestrowanych Użytkowników, za pośrednictwem wiadomości e-mail.
  2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszych regulacjach zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa, w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze.
  3. Niniejsze regulacje wchodzą w życie z dniem 22.04.2025.

W razie pytań lub wątpliwości dotyczących faktur elektronicznych, prosimy o kontakt: kontakt@jeremi.ai.